Trang chủ

Nghiệp vụ văn phòng

Bao gồm:

1- Hướng dẫn số 26-HD/VPTW, ngày 30/11/ 2009 của Văn phòng Trung ương Đảng về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ đại hội đại biểu đảng bộ tỉnh, thành phố

2- Hướng dẫn số 22-HD/VPTW, ngày 6/11/2009 của Văn phòng Trung ương Đảng về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức đảng các cấp.

——-

Sau đây là nội dung chi tiết:

Hướng dẫn số 26-HD/VPTW, ngày 30/11/ 2009 của Văn phòng Trung ương Đảng về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ đại hội đại biểu đảng bộ tỉnh, thành phố

***

Thực hiện Chỉ thị số 37-CT/TW, ngày 4-8-2009 của Bộ Chính trị (khoá X) về đại hội đảng bộ các cấp tiến tới Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XI của Đảng; đồng thời, rút kinh nghiệm việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu đại hội nhiệm kỳ 2005-2010 (có nhiều tỉnh uỷ, thành uỷ thu thập, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ đẩy đủ vào Kho Lưu trữ tỉnh uỷ, thành uỷ nhưng vẫn còn một số tỉnh uỷ, thành uỷ chưa thu thập đầy đủ, thậm chí có tỉnh uỷ chỉ thu thập được ba đơn vị bảo quản tài liệu đại hội), Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn việc thu hồi, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ đại hội đại biểu đảng bộ tỉnh, thành phố nhiệm kỳ 2010 – 2015 như sau:

1. Yêu cầu

– Đại hội đại biểu đảng bộ tỉnh, thành phố là cơ quan lãnh đạo cao nhất của Đảng ở cấp tỉnh. Tài liệu đại hội đại biểu đảng bộ tỉnh, thành phố bao gồm tài liệu giấy, tài liệu điện tử, ảnh, băng ghi âm, ghi hình và các vật mang tin khác, có giá trị thực tiễn và lịch sử, được quản lý tập trung, thống nhất và sử dụng có hiệu quả tại các Kho Lưu trữ tỉnh uỷ, thành uỷ.

– Các cơ quan, đơn vị, cá nhân tham gia chuẩn bị, tổ chức, phục vụ đại hội đại biểu đảng bộ tỉnh, thành phố phải có trách nhiệm bảo mật thông tin tài liệu chưa công bố của đại hội; thu thập triệt để tài liệu, lập hồ sơ hoàn chỉnh và nộp lưu vào Kho Lưu trữ tỉnh uỷ, thành uỷ sau khi đại hội kết thúc.

– Việc lập hồ sơ đại hội được tiến hành trong suốt quá trình từ khi chuẩn bị đến khi tiến hành và kết thúc đại hội. Tài liệu đưa vào hồ sơ đại hội là những bản chính, bản gốc và bản thảo báo cáo chính trị, nghị quyết đại hội, các bản thảo văn kiện có bút tích của các đồng chí lãnh đạo chủ chốt của tỉnh uỷ, thành uỷ.

Các loại tài liệu ảnh, băng ghi âm, ghi hình và các vật mang tin khác về đại hội, lập hồ sơ để bảo quản riêng.

2. Phân công trách nhiệm lập hồ sơ đại hội

Các cơ quan, đơn vị, cá nhân tham gia chuẩn bị, tổ chức, phục vụ đại hội có trách nhiệm lập đầy đủ các hồ sơ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ mà cơ quan, đơn vị, cá nhân được phân công phụ trách. Cụ thể:

– Văn phòng tỉnh uỷ, thành uỷ có trách nhiệm lập hồ sơ các tài liệu về chỉ đạo, hướng dẫn chung về đại hội đảng bộ các cấp; về quá trình chuẩn bị, tổ chức, diễn biến phục vụ đại hội đại biểu đảng bộ tỉnh, thành phố.

Đối với những tỉnh uỷ, thành uỷ thực hiện việc đại hội trực tiếp bầu bí thư tỉnh uỷ, thành uỷ thì văn phòng tỉnh uỷ, thành uỷ có trách nhiệm lập hồ sơ về bầu cử bí thư tỉnh uỷ, thành uỷ.

– Ban tổ chức tỉnh uỷ, thành uỷ có trách nhiệm lập hồ sơ tài liệu hướng dẫn chuẩn bị nhân sự đại hội đảng bộ các cấp tài liệu tham gia chuẩn bị về nhân sự dự đại hội đại biểu đảng bộ tỉnh, thành phố, nhân sự Ban chấp hành đảng bộ tỉnh, thành phố (khoá mới) và nhân sự đi dự Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng.

Đối với những tỉnh uỷ, thành uỷ thực hiện việc đại hội trực tiếp bầu bí thư tỉnh uỷ, thành uỷ thì Ban tổ chức tỉnh uỷ, thành uỷ có trách nhiệm lập hồ sơ về tham gia chuẩn bị nhân sự bí thư tỉnh uỷ, thành uỷ.

Uỷ ban Kiểm tra tỉnh uỷ, thành uỷ có trách nhiệm lập hồ sơ tài liệu về công tác kiểm tra phục vụ đại hội đảng bộ các cấp; tài liệu về giải quyết đơn, thư tố cáo, khiếu nại liên quan đến nhân sự đại hội đại biểu đảng bộ tỉnh, thành phố, tài liệu về tham gia chuẩn bị nhân sự Ủỷ ban Kiểm tra tỉnh uỷ, thành uỷ (khoá mới).

– Ban Tuyên giáo tỉnh uỷ, thành uỷ có trách nhiệm lập hồ sơ tài liệu về công tác tuyên truyền, công tác tư tưởng phục vụ đại hội đại biểu đảng bộ tỉnh, thành phố và đại hội đảng bộ các cấp.

– Các tiểu ban chuẩn bị về văn kiện đại hội có trách nhiệm lập hồ sơ tài liệu về chuẩn bị báo cáo chính trị, nghị quyết đại hội, báo cáo kiểm điểm Ban chấp hành và các báo cáo khác trình đại hội (nếu có).

– Tiểu ban nhân sự có trách nhiệm lập hồ sơ tài liệu về tham gia chuẩn bị nhân sự dự đại hội đại biểu đảng bộ tỉnh, thành phố, nhân sự Ban chấp hành đảng bộ tỉnh, thành phố (khoá mới) và nhân sự dự Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng.

Đối với những tỉnh uỷ, thành uỷ thực hiện việc đại hội trực tiếp bầu bí thư tỉnh uỷ, thành uỷ thì Tiểu ban nhân sự có trách nhiệm lập hồ sơ về tham gia chuẩn bị nhân sự bí thư tỉnh uỷ, thành uỷ.

– Tiểu ban tổ chức, phục vụ đại hội có trách nhiệm lập hồ sơ tài liệu, chuẩn bị về cơ sở vật chất, kinh phí, địa điểm, công tác bảo vệ… tổ chức đại hội đại biểu đảng bộ tỉnh, thành phố.

3. Lập hồ sơ đại hội

– Các Văn phòng tỉnh uỷ, thành uỷ căn cứ vào “Hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ đại hội đại biểu đảng bộ tỉnh, thành phố” của Văn phòng Trung ương Đảng để xây dựng bản ”Hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ đại hội” (kèm danh mục hồ sơ đại hội) của đảng bộ tỉnh, thành phố mình, đồng thời chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ đại hội.

– Phòng lưu trữ tỉnh uỷ, thành uỷ có trách nhiệm hướng dẫn các cơ quan, đơn vị triển khai việc lập hồ sơ đại hội.

– Các cơ quan, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ đại hội cần theo dõi đầy đủ quá trình chuẩn bị, diễn biến, phục vụ đại hội để đưa tài liệu vào đúng danh mục hồ sơ theo quy định.

– Sau khi đại hội kết thúc, dựa vào danh mục hồ sơ Văn phòng tỉnh uỷ, thành uỷ có trách nhiệm tổ chức việc thu thập, hoàn chỉnh hồ sơ đại hội.

– Danh mục các hồ sơ đại hội đại biểu đảng bộ tỉnh, thành phần phải lập và lưu, thực hiện theo phụ lục kèm theo Hướng dẫn này.

4. Nộp lưu hồ sơ đại hội đại biểu đảng bộ tỉnh, thành phố vào Kho Lưu trữ tỉnh uỷ, thành uỷ

– Thời hạn nộp lưu tài liệu đại hội đại biểu đảng bộ tỉnh, thành phố vào Kho Lưu trữ tỉnh uỷ, thành uỷ: chậm nhất là một tháng sau khi đại hội kết thúc.

– Xây dựng kế hoạch nộp lưu tài liệu đại hội. Nội dung bản kế hoạch cần:

+ Xác định các cơ quan và cá nhân là nguồn nộp lưu tài liệu, bao gồm: các tiểu ban chuẩn bị đại hội (Tiểu ban văn kiện. Tiểu ban nhân sự, Tiểu ban phục vụ đại hội); Văn phòng tỉnh uỷ, thành uỷ; Ban tổ chức tỉnh uỷ, thành uỷ; Uỷ ban Kiểm tra tỉnh uỷ, thành uỷ; Ban Tuyên giáo tỉnh uỷ, thành uỷ; các cơ quan có liên quan  khác; các đồng chí lãnh đạo tỉnh uỷ, thành uỷ, Văn phòng tỉnh uỷ, thành uỷ… được phân công tham gia chuẩn bị và tổ chức đại hội.

+ Xác định thời hạn giao nộp tài liệu cụ thể đối với từng cơ quan, đơn vị.

+ Xác định các tiêu chuẩn tài liệu nộp lưu.

+ Xác định các biện pháp giao nộp tài liệu. Khi giao nộp tài liệu, phải lập biên bản; biên bản cần có đủ chữ ký của lãnh đạo cơ quan, đơn vị giao nộp tài liệu, người giao nộp và người nhận tài liệu.

5. Tổ chức thực hiện

Để thực hiện tất việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ đại hội đại biểu đảng bộ tỉnh, thành phố vào các Kho Lưu trữ tỉnh uỷ, thành uỷ, các Văn phòng tỉnh uỷ, thành uỷ cần chú ý làm tốt một số việc sau:

– Tham mưu cho thường trực tỉnh uỷ, thành uỷ ban hành văn bản chỉ đạo các cơ quan, tổ chức đảng, cá nhân tham gia chuẩn bị đại hội đại biểu đảng bộ tỉnh, thành phố thu thập triệt để và lập hồ sơ tài liệu thuộc trách nhiệm của cơ quan, tổ chức mình.

– Giúp thường trực tỉnh uỷ, thành uỷ tổ chức hội nghị quán triệt, thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tỉnh uỷ, thành uỷ, Văn phòng tỉnh uỷ, thành uỷ về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ đại hội.

– Tổ chức tổng kết, rút kinh nghiệm về lập hồ sơ đại hội sau khi đại hội kết thúc.

Hướng dẫn này thay thế Hướng dẫn số 13-HD/VPTW, ngày 29-4-2005 của Văn phòng Trung ương Đảng về ”lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ đại hội đại biểu đảng bộ tỉnh, thành phố vào kho lưu trữ tỉnh ủy, thành uỷ”.

 

Hướng dẫn số 22-HD/VPTW, ngày 6/11/2009 của Văn phòng Trung ương Đảng về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức đảng các cấp

***

Thực hiện Quy định số 210-QĐ/TW, ngày 6-3-2009 của Ban Bí thư Trung ương Đảng (khoá X) về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; trên cơ sở Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 8-4-2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức đảng các cấp như sau:

A- HƯỚNG DẪN CHUNG

I- PHẠM VI VÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG

1. Văn bản này hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành đối với văn bản, tài liệu có giá trị của Đảng (bao gồm tài liệu giấy, phim, ảnh, băng, đĩa ghi âm, ghi hình, phim điện ảnh, micrôphim…) hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng các cấp; được áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức đảng từ Trung ương đến cơ sở (sau đây từ “cơ quan, tổ chức đảng” được gọi chung là “cơ quan đảng”).

2. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử của Đảng không thuộc phạm vi Hướng dẫn này.

II- GIẢI THÍCH TỪ NGỮ

Trong Hướng dẫn này, những từ ngữ dưới đây được hiểu thống nhất như sau:

1. “Hồ sơ” là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản, cơ quan ban hành văn bản, thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc của một cá nhân.

2. “Lập hồ sơ” là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc, trình tự và phương pháp nhất định.

3. “Danh mục hồ sơ” là bảng kê có hệ thống các hồ sơ dự kiến lập trong năm văn thư hoặc trong một nhiệm kỳ hoạt động của một cấp uỷ, cơ quan đảng kèm theo ký hiệu và số hồ sơ, thời hạn bảo quản của từng hồ sơ và được xây dựng theo những nguyên tắc, trình tự và phương pháp nhất định.

4. “Đơn vị bảo quản” là đơn vị lưu trữ dùng để thống kê và tra tìm tài liệu trong lưu trữ. Một hồ sơ nếu có ít văn bản, tài liệu thì hồ sơ ấy là một đơn vị bảo quản. Nếu một hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu được chia thành nhiều tập thì mỗi tập trong hồ sơ ấy là một đơn vị bảo quản.

5. ”Tiêu đề hồ sơ” là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác giới thiệu thành phần và nội dung tài liệu của hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ cần phản ánh đủ, đúng các yếu tố, tên loại, tác giả, nội dung, địa điểm và thời gian tài liệu có trong hồ sơ.

6. “Mục lục văn bản, tài liệu” là bản kê có hệ thống các văn bản, tài liệu và vị trí sắp xếp của chúng trong hồ sơ.

7. ”Chứng từ kết thúc” là bản ghi số lượng các trang, đặc điểm và tình trạng vật lý của các văn bản, tài liệu có trong hồ sơ hoặc trong đơn vị bảo quản.

8. “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” là bản kê có hệ thống tên các hồ sơ (đơn vị bảo quản) và những thông tin chỉ dẫn cần thiết khác của một khối hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị, cá nhân nộp lưu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan.

9. “Lưu trữ hiện hành của cơ quan đảng” là hình thức lưu trữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan đảng trong thời gian hiện hành theo quy định của Trung ương và giao nộp vào lưu trữ cấp uỷ cùng cấp khi hết hiệu lực hiện hành.

III- YÊU CẦU ĐỐI VỚI HỒ SƠ VÀ LẬP HỒ SƠ

1. Hồ sơ lập ra phải phản ánh đầy đủ, đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đảng hoặc của các đơn vị trong cơ quan đó được quy định tại Điều lệ Đảng và các quy định khác của Trung ương Đảng.

2. Văn bản, tài liệu thu thập đưa vào hồ sơ phải liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đủ, đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.

3. Văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải là bản chính hoặc bản sao có giá trị như bản chính và có thời hạn bảo quản tương đối đồng đều.

B- LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH

I. MỞ HỒ SƠ

1. Mở hồ sơ hiện hành theo danh mục hồ sơ

1.1. Sử dụng danh mục hồ sơ để mở hồ sơ

Khi cơ quan (đơn vị) đã xây dựng được bản danh mục hồ sơ, cán bộ văn thư có trách nhiệm nhân sao danh mục hồ sơ gửi các đơn vị trong cơ quan để cán bộ, chuyên viên, nhân viên dựa vào danh mục hồ sơ (theo tiêu đề hồ sơ dự kiến trong danh mục hồ sơ) làm căn cứ xác định những hồ sơ, nhóm hồ sơ nào mà cá nhân phải lập.

– Vào đầu năm hoặc đầu nhiệm kỳ, văn thư cơ quan (đơn vị) căn cứ danh mục hồ sơ để chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi ký hiệu và tiêu đề hồ sơ giao cho đơn vị hoặc cán bộ, chuyên viên, nhân viên có trách nhiệm lập.

– Cán bộ, chuyên viên, nhân viên dựa vào danh mục hồ sơ, bìa hồ sơ đã có để mở hồ sơ (hình thành hồ sơ).

1.2. Lưu ý khi sử dụng danh mục hồ sơ để mở hồ sơ

Danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ dự kiến sẽ lập nên khó có thể chính xác tuyệt đối. Vì vậy, những hồ sơ không dự kiến mở nhưng có lập thì bổ sung hồ sơ đó vào danh mục hồ sơ, ngược lại, những hồ sơ dự kiến mở nhưng thực tế không lập thì phải ghi vào cột ghi chú của danh mục hồ sơ: ”Không hình thành hồ sơ”.

2. Mở hồ sơ hiện hành khi chưa có danh mục hồ sơ

Khi chưa có danh mục hồ sơ, cán bộ, chuyên viên, nhân viên phải mở hồ sơ hiện hành trên cơ sở nắm vững nội dung tài liệu và vận dụng các đặc trưng chủ yếu để hình thành các hồ sơ cụ thể. Cách vận dụng các đặc trưng của văn bản để mở hồ sơ như sau:

Đặc trưng vấn đề: Văn bản, tài liệu có tên gọi khác nhau của nhiều cơ quan, tổ chức khác nhau nhưng nội dung của những văn bản, tài liệu ấy phản ánh về một vấn đề, vụ việc, sự việc trong một khoảng thời gian nhất định có thể lập một hồ sơ. Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ sơ đại hội, hội nghị, hồ sơ chuyên đề, vấn đề, vụ việc.

Ví dụ: Hồ sơ về việc sơ kết ba năm (2003-2005) thực hiện Nghị quyết Hội nghị lần thứ bảy Ban Chấp hành Trung ương Đảng (khoá IX ”về phát huy sức mạnh đại đoàn kết toàn dân tộc vì dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh”.

Đặc trưng tên gọi (tên loại văn bản): Là tên gọi của thể loại văn bản như: nghị quyết, chỉ thị, thông tri… Những văn bản có cùng tên gọi của cùng một tác giả trong khoảng thời gian nhất định (quý, nửa năm, cả năm, một nhiệm kỳ) có thể lập một hồ sơ. Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ sơ các tập lưu văn bản ban hành của cơ quan đảng.

Ví dụ: Báo cáo tháng của Ban Tổ chức Trung ương, năm 2004.

– Đặc trưng tác giả: Tác giả là cơ quan ban hành văn bản. Các văn bản có tên gọi khác nhau, nội dung khác nhau của cùng một tác giả, có thể lập một hồ sơ. Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ sơ đối với văn bản, tài liệu của các cơ quan khác gửi đến.

Ví dụ: nghị quyết, chỉ thị, báo cáo, công văn… của Đảng ủy Khối các cơ quan Trung ương, năm 2008.

– Đặc trưng cơ quan giao dịch: Văn bản, tài liệu của cơ quan này giao dịch với cơ quan khác trong khoảng thời gian nhất định về một vấn đề cụ thể có thể lập một hồ sơ.

Ví dụ: Văn bản, tài liệu trao đổi giữa Văn phòng Trung ương Đảng với Văn phòng Thành uỷ Đà Nẵng về việc mở lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn phòng cấp uỷ, tháng 5-2008.

– Đặc trưng địa dư: Địa dư là phạm vi của các đơn vị hành chính như tỉnh, thành phố, huyện, quận, xã, phường… hoặc phạm vi chỉ chung cho các vùng, miền, khu vực… Những văn bản, tài liệu có tên loại giống nhau, được các cơ quan, tổ chức, đơn vị giới hạn bởi một phạm vi địa dư, sản sinh trong một khoảng thời gian nhất định, có thể lập một hồ sơ.

Ví dụ: Báo cáo của Ban Dân vận Tỉnh uỷ về tình hình thực hiện Quy chế dân chủ ở cơ sở ở các huyện miền núi tỉnh Thanh Hoá năm 2006.

Đặc trưng thời gian: Là thời gian giới hạn năm, tháng của vấn đề, sự kiện, vụ việc mà nội dung văn bản đề cập đến hoặc thời gian ban hành văn bản.

Đặc trưng thời gian luôn được vận dụng kết hợp với các đặc trưng chủ yếu khác để lập hồ sơ.

Ví dụ 1: Báo cáo sơ kết công tác sáu tháng đầu năm 2008 của các ban, đảng uỷ trực thuộc Thành uỷ Hà Nội.

Ví dụ 2: Chỉ thị, nghị quyết của Tỉnh uỷ Nghệ An năm 2005.

II- THU THẬP, CẬP NHẬT VĂN BẢN, TÀI LIỆU ĐƯA VÀO HỒ SƠ VÀ SẮP XẾP VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ

1. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ

– Trong quá trình theo dõi giải quyết công việc, cán bộ, chuyên viên, nhân viên thu thập, cập nhật đủ, đúng văn bản, tài liệu liên quan (kể cả văn bản, tài liệu phụ lục đính kèm) đưa vào hồ sơ tương ứng như tiêu đề dự kiến ghi trên bìa hồ sơ.

– Thu thập đủ văn bản, tài liệu phản ánh hoạt động của cơ quan diễn ra bên ngoài trụ sở cơ quan để đưa vào hồ sơ (ví dụ: các bài phát biểu, tham luận, các băng đĩa ghi âm, ghi hình… của lãnh đạo, cán bộ cơ quan tại các diễn đàn đại hội, hội nghi, bội thảo, lễ khởi công… được thực hiện tại các cơ quan, tổ chức, địa phương khác).

– Khi thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải kiểm tra để đưa ra khỏi hồ sơ những văn bản, tài liệu thuộc hồ sơ khác, hoặc những tài liệu, văn bản hết giá trị.

2. Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ

2.1. Phần chia hồ sơ thành các tập (đơn vị bảo quản)

Nếu khối lượng văn bản, tài liệu trong một hồ sơ khá lớn (quá 200 trang) thì chứa hồ sơ đó thành nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản. Phải căn cứ vào tác giả, nội dung, giá trị tài liệu, vấn đề, thời gian, số lượng trang tài liệu… của hồ sơ để phân chia hợp lý các tập (đơn vị bảo quản) trong hồ sơ đó. Mỗi tập (đơn vị bảo quản) trong hồ sơ đủ yếu tố cấu thành như một hồ sơ độc lập.

Ví dụ: Hồ sơ về việc triển khai thực hiện Chỉ thị số 06-CT/TW, ngày 7-3-2006 của Bộ Chính trị về tổ chức cuộc vận động ”Học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh” tại quận Hoàn Kiếm. Năm 2006-2008.

Căn cứ nội dung khối lượng tài liệu, hồ sơ đó có thể phân chia tài liệu của hồ sơ trên thành các tập (đơn vị bảo quản) như sau:

Tập 1. Chỉ thị, kế hoạch, thông báo, hướng dẫn, báo cáo… của Bộ Chính trị, Thành uỷ Hà Nội và các ban của Thành uỷ. Năm 2006-2008.

Tập 2. Quyết định, kế hoạch, thông báo, hướng dẫn, báo cáo… của Quận uỷ Hoàn Kiếm, các ban của Quận uỷ. Năm 2006-2008.

Tập 3. Quyết đinh, kế hoạch, thông báo, hướng dẫn, báo cáo… của các Đảng uỷ trực thuộc Quận uỷ Hoàn Kiếm. Năm 2006-2008.

Phía trên tiêu đề từng tập (đơn vị bảo quản) phải ghi đủ, đúng tiêu đề hồ sơ.

Ví dụ: Hồ sơ về việc triển khai thực hiện Chỉ thị số 06-CT/TW, ngày 7-3-2006 của Bộ Chính trị về tổ chức cuộc vận động ”Học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh” tại quận Hoàn Kiếm. Năm 2006-2008.

Tập 4. Quyết định, kế hoạch, thông báo, hướng dẫn, báo cáo… của các Đảng uỷ trực thuộc Quận uỷ Hoàn Kiếm. Năm 2006-2008.

2.2. Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản

(Sau đây từ ghép “hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản” được viết tắt: “hồ sơ (đvbq)”).

Trong quá trình thu thập, cập nhật đủ, đúng văn bản, tài liệu đến lúc kết thúc hồ sơ phải tiến hành sắp xếp những văn bản, tài liệu ấy trong hồ sơ hoặc trong đơn vị bảo quản (nếu hồ sơ chia thành nhiều đơn vị bảo quản) nhằm cố định trật tự văn bản, tài liệu để bảo đảm mối liên hệ về nội dung của vấn đề, sự việc… có trong hồ sơ (đvbq) theo sáu cách sau:

2.2.1. Sắp xếp theo số văn bản

Nếu trong hồ sơ (đvbq) chỉ có một loại văn bản như nghị quyết, chỉ thị… của cùng một tác giả ban hành thì sắp xếp theo thứ tự số văn bản ban hành số nhỏ xếp trên, số lớn xếp dưới. Cách này thường được vận dụng để sắp xếp các tập lưu văn bản đi của cơ quan ban hành.

2.2.2. Sắp xếp theo ngày tháng ban hành văn bản

Nếu trong hồ sơ (đvbq) chỉ có một loại văn bản như chỉ thị, quyết định… của một cơ quan khác gửi đến thì văn bản nào có ngày tháng ban hành sớm xếp trên, văn bản nào có ngày tháng ban hành muộn xếp dưới. Cách này thường được vận dụng để sắp xếp văn bản trong các hồ sơ (đvbq) được lập theo đặc trưng tác giả.

2.2.3. Sắp xếp theo trình tự giải quyết công việc

Văn bản, tài liệu nào có nội dung về khởi đầu vấn đề, vụ việc cần giải quyết được xếp đầu tiên, tiếp đến văn bản, tài liệu nào giải quyết trước xếp trên, giải quyết sau xếp dưới kết thúc hồ sơ là văn bản, tài liệu tổng kết hoặc kết thúc vấn đề, vụ việc. Cách này thường được vận dụng để sắp xếp văn bản tài liệu trong các hồ sơ (đvbq) được lập theo đặc trưng vấn đề.

2.2.4. Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản

Nếu mỗi loại văn bản có số lượng ít thì phải ghép nhiều thể loại văn bản của cùng cơ quan ban hành thành một hồ sơ (đvbq). Trong hồ sơ (đvbq) các văn bản được sắp xếp theo mức độ quan trọng của từng thể loại văn bản (ví dụ: thể loại nghị quyết xếp trên, chỉ thị xếp dưới). Trong mỗi loại văn bản tiếp tục sắp xếp theo thứ tự ngày tháng ban hành chúng (mức độ quan trọng văn bản của Đảng được quy định tại Điều 4 ”Quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng” ban hành kèm theo Quyết định số 31-QĐ/TW, ngày 1-10-1997 của Bộ Chính trị (Khóa VIII).

2.2.5. Sắp xếp theo mức độ quan trọng của tác giả văn bản

Nếu trong một hồ sơ gồm văn bản, tài liệu của nhiều cơ quan thì văn bản, tài liệu của cơ quan cấp trên xếp trên, văn bản tài liệu của cơ quan cấp dưới xếp dưới; nếu văn bản, tài liệu của các cơ quan cùng cấp thì xếp theo thứ tự các cơ quan: đảng, chính quyền, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội…; trong từng cơ quan, văn bản tài liệu sắp xếp theo thứ tự ngày tháng ban hành.

2.2.6. Sắp xếp tên theo vần chữ cái tiếng Việt

Nếu hồ sơ (đvbq) có văn bản, tài liệu cùng loại của nhiều cơ quan địa phương cùng cấp, hoặc của nhiều cá nhân thể những văn bản, tài liệu đó được sắp xếp thứ tự tên các cơ quan địa phương, hoặc tên cá nhân theo vần chữ cái tiếng Việt A, B, C. ..

2.3. Một số điểm cần lưu ý khi sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ (đvbq)

– Nếu trong hồ sơ (đvbq) có tài liệu phim, ảnh… thì cho vào phong bì để bảo quản riêng (cần ghi rõ trong chứng từ kết thúc hồ sơ (đvbq) địa chỉ bảo quản và các ký hiệu tra tìm).

– Trong một hồ sơ (đvbq) mỗi loại văn bản, tài liệu chỉ lưu một bản có tình trạng vật lý tốt nhất. Phải chọn bản chính để lưu, trường hợp không có bản chính thì chọn bản sao để lưu thay thế. Nếu có tư liệu (sách, báo, tạp chí…) đính kèm văn bản, tài liệu thì những tư liệu ấy cũng được sắp xếp vào hồ sơ (đvbq).

– Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác hằng năm xếp vào năm mà nội dung văn bản đó đề cập đến.

Ví dụ 1: Chương trình công tác năm 2006 của Văn phòng Tỉnh uỷ Yên Bái được ban hành vào 18-12-2005 vẫn được xếp vào năm 2006.

Ví dụ 2. Báo cáo tổng kết công tác năm 2005 của Ban Dân vận Trung ương ban hành ngày 20-1-2006 vẫn được xếp vào năm 2005.

– Chương trình, kế hoạch, công tác nhiều năm xếp vào năm đầu; báo cáo tổng kết công tác nhiều năm xếp vào năm cuối,

Ví dụ 1: Chương trình ứng dụng công nghệ thông tin 5 năm (2005-2010) của Văn phòng Trung ương Đảng được xếp vào năm 2005.

Ví dụ 2: Báo cáo tổng kết công tác của Tỉnh uỷ Tiền Giang ba năm (2002-2005) được xếp vào năm 2005.

III- KẾT THÚC VÀ BIÊN MỤC HỒ SƠ

1. Kết thúc hồ sơ

Khi công việc giải quyết xong hoặc hết năm văn thư (nhiệm kỳ hoạt động), hồ sơ được kết thúc. Người lập hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra lại hồ sơ (đvbq), để:

– Bổ sung văn bản, tài liệu còn thiếu.

– Loại bỏ văn bản, tài liệu trùng thừa hoặc không có giá trị.

– Xem xét lại trật tự sắp xếp trong hồ sơ (đvbq), nếu chưa hợp lý thì sắp xếp lại.

Chỉnh sửa, hoàn chỉnh tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản của hồ sơ.

Nếu hết năm văn thư (nhiệm kỳ hoạt động), công việc chưa giải quyết xong, hồ sơ chưa kết thúc thì ghi vào cột ghi chú của danh mục hồ sơ: ”Chuyển năm (nhiệm kỳ) sau”.

2. Biên mục hồ sơ (đvbq)

Khi hồ sơ kết thúc, tài liệu được sắp xếp ổn định thì tiến hành biên mục hồ sơ. Quy trình nghiệp vụ biên mục hồ sơ (đvbq) theo trình tự sau:

2.1. Đánh số trang

Đánh số trang là đánh số thứ tự liên tục từ số 1 bằng chữ số Ảrập nhằm cố định thứ tự từng trang văn bản, tài liệu có trong hồ sơ (đvbq).

Mỗi trang văn bản, tài liệu có chữ được đánh một số. Số trang phải được đánh rõ bằng bút chì đen mềm ở góc phải trên cùng cách mép trên và mép phải trang 1 cm.

Khi đánh số trang cần lưu ý:

– Không đánh số vào những trang giấy trắng (không có chữ).

– Trong trường hợp trang tài liệu khổ lớn gập đôi đóng ghim (chỉ khâu) ở giữa được xem là hai trang tài liệu và được đánh hai số.

– Nếu có ảnh (hoặc phim âm bản đi cùng) thì đánh số mặt sau ảnh cho vào bì bảo quản chuyên dùng, đồng thời đánh số của ảnh đó lên bì.

– Nếu có băng đĩa ghi âm, ghi hình… thì đánh số lên nhãn băng và cho vào bì hoặc hộp bảo quản chuyên dùng, đồng thời đánh số của băng đĩa đó lên bì.

 Nếu có trang trình bày nhiều ảnh, bài… cắt rời từ các sách, báo, tạp chí, tài liệu… khác và dán lại thành trang cũng được xem là trang tài liệu và phải đánh số.

Trường hợp đánh sót số trong (trang liền kề không có số) thì dùng số của trang trước và thêm a, b, c… vào sau số đó (ví dụ: trang trước số 15 thì các trang bỏ sót sẽ là 15a, 15b, 15c…; trường hợp đánh trùng số trang (trang liền kề trùng số với trang trước) thì thêm a, b, c.,, vào sau số đó (ví dụ: 10a, 10b, 10c ..).

– Nếu trong hồ sơ (đvbq) có các tư liệu (sách, báo, tạp chí…) thì chỉ cần đánh một số chung cho tư liệu đó. (không đánh số trang cho các trang trong tư liệu).

2.2. Viết mục lục văn bản, tài liệu

Viết mục lục văn bản, tài liệu là ghi các thông tin về từng văn bản, tài liệu có trong hồ sơ vào tờ ”Mục lục văn bản, tài liệu” nhằm thống kê và cố định thứ tự những văn bản, tài liệu đã được sắp xếp, đánh số. Cần viết đủ chính xác các thành phần cần thiết của văn bản, tài liệu vào mục lục. Mục lục văn bản, tài liệu nếu nhiều trang phải được đánh số trang riêng và đặt ở đầu hồ sơ (đvbq) ngay sau tờ bìa.

Mục lục văn bản, tài liệu theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.

2.3. Viết tờ chứng từ kết thúc

Viết chứng từ kết thúc là ghi đủ, đúng số trang tài liệu, chú ý cộng thêm các trang trùng số, trừ bớt các trang khuyết số, ghi cụ thể đặc điểm (viết tay, vật liệu chế tác, tư liệu đính kèm…) và tình trạng vật lý (mốc, ố, mủn, nhàu nát…) nếu có của từng trang, từng văn bản, tài liệu và ghi ngày tháng lập hồ sơ và tờ “Chứng từ kết thúc”. Người biên mục hồ sơ phải ký xác nhận vào chứng từ. Tờ chứng từ kết thúc được đặt ở cuối hồ sơ (đvbq).

Tờ chứng từ kết thúc theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.

2.4. Viết bìa hồ sơ

Viết bìa hồ sơ là ghi đủ, đúng, chính xác các thông tin: Tên phông; tên đơn vị, tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ (đvbq); thời gian bắt đầu và kết thúc; số lượng tờ; số phông, số mục lục, số hồ sơ (viết tạm bằng bút chì) và thời hạn bảo quản của hồ sơ (đvbq).

Lưu ý:

– Chữ viết trên bìa hồ sơ (đvbq) phải rõ ràng, sạch đẹp, bằng mực tốt khó phai, đúng chính tả tiếng Việt, chỉ được viết tắt những từ đã được quy ước.

– Tiêu đề hồ sơ (đvbq) cần viết ngắn gọn, rõ ràng bảo đảm thống nhất giữa thông tin tiêu đề với thông tin hồ sơ. Có thể căn cứ vào tiêu đề hồ sơ đã được dự kiến trong danh mục hồ sơ để viết. Các yếu tố thông tin cơ bản trong tiêu đề hồ sơ gồm: tên loại, tác giả, nội dung, địa điểm và thời gian tài liệu có trong hồ sơ. Trật tự sắp xếp các yếu tố thông tin trên có thể thay đổi, thêm bớt tuỳ thuộc vào các đặc trưng được vận dụng để lập hồ sơ.

Bìa hồ sơ theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.

Ngoài việc lập hồ sơ hiện hành (hồ sơ công việc), cán bộ, chuyên viên nhân viên nghiệp vụ trong các cơ quan đảng cần lập hồ sơ nguyên tắc để làm căn cứ giải quyết công việc thường xuyên.

Hồ sơ nguyên tắc bao gồm bản sao có hiệu lực pháp lý như bản chính các văn kiện, văn bản chỉ đạo, thông tư, hướng dẫn… của các cơ quan đảng, nhà nước có thẩm quyền về một lĩnh vực hoạt động nào đó.

Ví dụ: Tập văn bản chỉ đạo và hướng dẫn của Trung ương và Văn phòng Trung ương Đảng về ”Thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng”. Năm 1997-2004.

C- GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH

I- THỜI HẠN GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU

– Tài liệu hành chính: sau một năm, kể từ năm công việc kết thúc.

– Tài liệu nghiên cứu khoa học: sau một năm kể từ năm công trình nghiên cứu được nghiệm thu chính thức.

– Tài liệu phim, ảnh, băng, đa ghi âm, ghi hình, phim điện ảnh, micrôphim…: sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc.

– Tài liệu về xây dựng cơ bản (bao gồm cả thiết kế được phê duyệt của cơ quan có thẩm quyền và tài liệu khác có liên quan đến công trình xây dựng): sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán.

Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì thời hạn tạm giữ lại không được quá hai năm.

II- THỦ TỤC GIAO NỘP HỒ SƠ TÀI LIỆU

1. Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp

– Tới hạn giao nộp, với sự giúp đỡ, hướng dẫn nghiệp vụ của cán bộ lưu trữ, từng cán bộ, chuyên viên, nhân viên, cán bộ văn thư cơ quan tiến hành kiểm tra lần cuối các hồ sơ công việc đã lập (kiểm tra sự thiếu – đủ tài liệu, cách sắp xếp, biên mục hồ sơ…). Nếu phát hiện hồ sơ còn thiếu tài liệu hoặc có khiếm khuyết về nghiệp vụ thì đơn vị, cá nhân lập hồ sơ sưu tầm bổ sung, chỉnh sửa hồ sơ.

Những hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị nộp lưu phải được thống kê thành ”Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” (ba bản) để đính kèm ”Biên bản giao nhận tài liệu”.

 “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.

2. Giao nộp hồ sơ, tài liệu

Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu, hai bên giao nhận tiến hành kiểm tra, đối chiếu thực tế hồ sơ, tài liệu hiện có với ”Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”. Biên bản có đủ chữ ký, họ tên của cả hai bên giao nhận, của lãnh đạo cơ quan và của đại diện đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu và được làm thành ba bản (bên giao giữ một bản, bên nhận giữ hai bản). .

Lưu ý: Các hồ sơ nguyên tắc, các văn bản, tài liệu, tư liệu gửi đến để biết, để tham khảo không thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ hiện hành.

D- TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH

1. Lãnh đạo cơ quan, tổ chức đảng

1.1 Trong phạm vi cơ quan, có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu theo hướng dẫn của cơ quan. đơn vị nghiệp vụ của cơ quan đảng cấp trên.

1.2. Chịu trách nhiệm về chất lượng hồ sơ đã lập, bảo quản và sử dụng hồ sơ, tài liệu trong thời gian lưu trữ hiện hành tại cơ quan.

1.3. Chỉ đạo việc hướng dẫn, kiểm tra và tạo điều kiện để lãnh đạo cơ quan đảng cấp dưới thuộc hệ thống tổ chức của Đảng và cơ quan, đơn vị, cán bộ nghiệp vụ hoàn thành công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu.

1.4. Phê duyệt bản danh mục hồ sơ của cơ quan.

2. Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính, người được giao trách nhiệm

2.1. Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan mình.

2.2. Tham mưu cho lãnh đạo cơ quan đảng trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu đối với các cơ quan đảng cấp dưới.

2.3. Chỉ đạo cán bộ văn thư xây dựng bản danh mục hồ sơ của cơ quan.

 

3. Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức đảng

Thủ trưởng các đơn vị (vụ, cục, trung tâm, phòng, ban, đội…) chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của các cá nhân và của đơn vị mình vào lưu trữ hiện hành.

4. Cán bộ, chuyên viên, nhân viên trong cơ quan, tổ chức đảng

Mọi cán bộ, chuyên viên, nhân viên trong cơ quan, tổ chức đảng các cấp thực hiện chức trách, nhiệm vụ được giao liên quan đến văn bản, tài liệu của Đảng có trách nhiệm:

4.1. Lập hồ sơ

Mỗi cá nhân phải lập hồ sơ hiện hành đối đối với công việc được cơ quan, đơn vị phân công theo dõi, giải quyết.

Ngoài việc lập hồ sơ hiện hành, cần thiết lập hồ sơ nguyên tắc làm cơ sở giải quyết công việc hằng ngày.

4.2. Giao nộp hồ sơ, tài liệu

– Theo từng đơn vị, các cá nhân trong cơ quan đảng phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan nơi mình công tác theo thời hạn quy định trong Hướng dẫn này.

– Các cá nhân, vì công việc chưa giải quyết xong, cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải lập bảng kê hồ sơ, tài liệu cần giữ gửi cho lưu trữ hiện hành và phải được sự đồng ý của thủ trưởng đơn vị. Riêng đối với việc giữ lại hồ sơ tài liệu mật, phải được sự đảng của lãnh đạo cơ quan.

– Mọi cán bộ, chuyên viên, nhân viên trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hoặc người kế nhiệm. Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải được thống kê và lập biên bản giao nhận.

5. Lãnh đạo cấp uỷ, các đoàn thể trong cơ quan, tổ chức đảng

Lãnh đạo các cấp uỷ (đảng uỷ cơ sở, đảng bộ bộ phận trực thuộc đảng uỷ cơ sở, các chi bộ) và các đoàn thể chính trị – xã hội (Đoàn Thanh niên, Công đoàn, Phụ nữ, Cựu chiến binh…) trong cơ quan, tổ chức đảng có trách nhiệm chỉ đạo việc lập hồ sơ, tài liệu của tổ chức mình và giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan khi kết thúc nhiệm kỳ hoạt động theo Hướng dẫn này.

6. Văn thư cơ quan (phòng, bộ phận hoặc người được giao làm văn thứ), có trách nhiệm:

6.1. Chủ trì, phối hợp với lưu trữ hiện hành xây dựng bản danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức.

6.2. Sao gửi danh mục hồ sơ cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan để cán bộ, chuyên viên, nhân viên dựa vào danh mục hồ sơ làm căn cứ lập hồ sơ.

6.3. Vào đầu năm hoặc đầu nhiệm kỳ, căn cứ danh mục hồ sơ để chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi ký hiệu và tiêu đề hồ sơ giao cho đơn vị hoặc cán bộ, nhân viên có trách nhiệm lập hồ sơ.

6.4. Lập và giao nộp hồ sơ thuộc trách nhiệm.

7. Lưu trữ hiện hành

Đơn vị hoặc cá nhân làm công tác lưu trữ hiện hành có trách nhiệm:

7.1. Đối với việc lập hồ sơ

Phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định những hồ sơ tài liệu cần thu thập, cần lập; phối hợp với văn thư cơ quan hoàn thiện dự thảo danh mục hồ sơ hằng năm (nhiệm kỳ) của cơ quan (hoặc của các đơn vị) trình lãnh đạo cơ quan ban hành dùng thống nhất.

– Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân hằng năm (nhiệm kỳ) hình thành hồ sơ hiện hành (mở hồ sơ) và nghiệp vụ xây dựng, hoàn thiện hồ sơ.

7.2. Đối với việc giao nộp hồ sơ, tài liệu

– Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu định kỳ hằng năm và đột xuất.

– Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành bản ”Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” của đơn vị đó.

– Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đưa vào bảo quản.

– Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu và lập Biên bản giao nhận tài liệu”.

E- TỐ CHỨC THỰC HIỆN

1. Hướng dẫn này thay thế các mục về ”Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ” trong các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của Văn phòng Trung ương Đảng và Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

2. Giao Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng triển khai, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện thống nhất Hướng dẫn này trong hệ thống các cơ quan, tổ chức đảng.

3. Các văn phòng tỉnh uỷ, thành uỷ và văn phòng các cơ quan, tổ chức đảng trực thuộc Trung ương có trách nhiệm giúp lãnh đạo tổ chức thực hiện thống nhất Hướng dẫn này trong phạm vi cơ quan và chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Hướng dẫn này đôi với các văn phòng cơ quan đảng cấp dưới.

Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc cần trao đổi, đề nghị phản ánh về Văn phòng Trung ương Đảng để kịp thời nghiên cứu bổ sung, sửa đổi.

 

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s

%d bloggers like this: